A HACCP dokumentáció kulcsfontosságú a sikeres kockázatkezeléshez az élelmiszeriparban, mivel lehetővé teszi a potenciális veszélyek azonosítását, elemzését és hatékony kezelését a gyártási folyamat során. A HACCP rendszer célja, hogy megelőzze a biológiai, kémiai és fizikai szennyeződéseket, amelyek veszélyeztethetik a fogyasztók egészségét. A részletes dokumentáció ezen a ponton játszik szerepet, mivel biztosítja a kockázatok nyomon követhetőségét és kezelhetőségét.

HACCP dokumentáció segít a veszélyek pontos azonosításában. Mivel a HACCP alapja a veszélyelemzés, minden egyes gyártási lépést alaposan meg kell vizsgálni, hogy azonosítani lehessen a potenciális kockázatokat. Ha a dokumentáció részletes, akkor biztosítható, hogy minden lehetséges veszélyt figyelembe vesznek. Ezen kívül a dokumentáció segítségével a veszélyek kockázatának mértéke is megfelelően mérhető, és ez alapján alakíthatóak ki a megfelelő megelőző intézkedések. A dokumentáció egyik legfontosabb szerepe a kritikus ellenőrzési pontok (CCP) meghatározásában van. A kritikus pontok azok a helyek a gyártási folyamatban, ahol a kockázatok a legnagyobbak, és ahol beavatkozás szükséges a biztonság biztosításához.

A részletes dokumentáció lehetővé teszi a folyamatos nyomon követést és az adatgyűjtést, amely elengedhetetlen a rendszer hatékonyságának biztosításához. Minden ellenőrzést, mérést és észrevételt dokumentálni kell, hogy szükség esetén visszakereshetőek legyenek. Ez segít abban, hogy az esetleges problémák gyorsan észlelhetők legyenek, és hogy azok gyorsan orvosolhatóak legyenek. Ezen kívül a dokumentáció biztosítja, hogy a rendszer folyamatosan fejlődjön és alkalmazkodjon a változó körülményekhez, mint például új berendezések, új technológiák vagy jogszabályi változások.